Artigo 100 – Etiqueta empresarial – parte VII

“caras e bocas”
por Marcelo Veras | 04 de mar de 2013

"A etiqueta nas reuniões de negócios é como iluminação teatral. Só a notamos quando é ruim”

Encerrando este ciclo sobre Etiqueta Empresarial, quero discutir hoje os padrões de comportamento corretos em reuniões profissionais. A sua imagem também é construída nestas situações e toda atenção deve ser dada para que você some pontos na sua imagem aí também. Se você é o organizador de uma reunião, saiba que tem a maior responsabilidade de todas. É sua responsabilidade conduzir o processo, desde o convite aos participantes, até o encerramento da mesma. As regras de etiqueta são simples.

O primeiro ponto a ser observado é o objetivo da reunião. Deixe isso bem claro no convite ou na convocação. As pessoas não têm tempo para irem a reuniões improdutivas ou sem objetivos claros. Você começa bem ao deixar bem claros os seguintes pontos: Objetivo da reunião, duração da mesma (início e fim) e quem são os participantes. O convite ou a convocação deve ter o tom mais formal possível. Lembre-se que estamos convidando as pessoas para uma reunião de trabalho e não para um churrasco em casa.

Uma reunião é um evento que, como qualquer outro, precisa ser preparado. Isso vale tanto para a condução dos temas quanto para a estrutura da reunião. Você precisará projetar algo? Então tenha certeza de que o equipamento estará lá, testado e funcionando. É muito chato e improdutivo ter que fazer as pessoas esperarem porque você não solicitou o equipamento ou não testou antes. Se a reunião for longa, planeje e informe aos participantes sobre como será o intervalo. Dependendo do caso, deve-se ter na sala da reunião alguns itens como café e água.

Um ponto que merece total destaque como regra básica de etiqueta é a questão da pontualidade. Comece a reunião pontualmente, mesmo que nem todos estejam presentes. Este é um ponto muito delicado, mas que deve ser trabalho com ênfase. A nossa cultura não prega a pontualidade. Para nós, brasileiros (na maioria dos casos), 15 minutos de atraso é algo normal. Como regra de etiqueta, não é. Isso tem outro nome e não ajuda a construir uma imagem profissional, além de representar falta de respeito com quem chegou no horário correto. Portanto sempre comece no horário. Você vai ver que, se fizer isso, na próxima vez as pessoas respeitarão.

Ao começar a reunião, inicie lembrando aos participantes o objetivo da reunião, apresente as pessoas caso necessário e conduza a reunião sempre focado(a) no tema e no objetivo. Evite distrações ao longo da mesma e estimule a participação de todos. Ao final, faça uma pequena síntese do que foi tratado e agradeça a presença e participação de todos.

Se você é convidado, as regras são basicamente as mesmas. Seja pontual, participe da reunião nos momentos cabíveis e pertinentes e não crie situações de distração ou que tire o foco do tema principal. Se for precisar atender o telefone durante a reunião, avise antes e peça licença quando ele vibrar (sempre no modo silencioso, ok?). Evite distrações, ser evasivo(a) ou se ausentar durante a reunião. Se você foi convidado e está lá, concentre-se na reunião. Por mais que você ache que não, você está sendo observado e o seu comportamento será notado e anotado. Não interrompa uma pessoa quando estiver falando, mesmo que não concorde com o que está ouvindo. Aguarde a sua vez para colocar o seu ponto de vista. Nunca, mas nunca mesmo, faça quando alguém estiver falando algo que você discorde. Este comportamento não é bom para a sua imagem. No mais, o importante é você se concentrar na reunião e sair dela com a imagem perante os outros de que você é uma pessoa que agrega para a equipe e eleva o nível das discussões e das decisões. Assim, você ganhará cada vez mais espaço na empresa. Até o próximo!

por Marcelo Veras
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